Кредиторская и дебиторская задолженность простыми словами: примеры для ИП, срок давности 3 года, списание

Кто кому должен

Гражданский кодекс описывает любой долг через обязательство: должник обязан совершить действие в пользу кредитора (передать товар, выполнить работу, заплатить деньги), а кредитор вправе требовать исполнения. Отсюда и названия.

Дебиторская задолженность (дебиторка) это всё, что должны вам. Клиент получил товар и не оплатил счёт, поставщик взял аванс и ещё не отгрузил, налоговая должна вернуть переплату. В балансе дебиторка стоит в активе: это ваши деньги, которые пока лежат у других.

Кредиторская задолженность (кредиторка) это всё, что должны вы. Неоплаченные счета поставщиков, аванс покупателя, под который вы ещё не отгрузили, начисленная и невыплаченная зарплата, налоги и взносы, кредиты. В балансе она в пассиве.

Один и тот же долг для двух сторон выглядит по-разному: ваша дебиторка это чья-то кредиторка, и наоборот.

Пример для ИП

Представьте ИП на УСН, который делает сайты. Он сдал проект за 300 000 рублей, клиент подписал акт и обещал заплатить через 10 дней. Эти 300 000 рублей дебиторка. Параллельно ИП купил у фрилансера дизайн за 50 000 рублей и пока не оплатил: это его кредиторка. Если вы только оформляетесь, посмотрите как открыть ИП и как оформить самозанятость: учёт долгов у самозанятого проще, но суть та же.

Срок исковой давности: три года

Общий срок исковой давности по Гражданскому кодексу три года. По обязательству с установленной датой платежа отсчёт начинается после окончания срока исполнения: клиент должен был заплатить 10 марта, значит, три года идут с 11 марта. Для кредитов и займов Банк России на fincult.info объясняет то же: срок равен трём годам и обычно считается с момента просрочки платежа.

Важно понимать, что по истечении трёх лет долг не исчезает. Кредитор всё ещё может подать иск, а должник может его оплатить. Но если должник заявит в суде о пропуске срока, во взыскании откажут. Для бухгалтерии и налогов именно эта дата становится точкой списания.

Проценты за просрочку

Если контрагент задерживает деньги, по статье 395 ГК РФ на сумму долга начисляются проценты по ключевой ставке Банка России за каждый период просрочки, когда договором не предусмотрен другой размер. Текущее значение смотрите на странице ключевая ставка, а сумму за конкретный период посчитает калькулятор процентов. Этот расчёт прикладывают к претензии и иску.

Зачёт встречных требований

Когда вы и контрагент должны друг другу, долги можно закрыть зачётом встречных однородных требований, срок которых наступил. По Гражданскому кодексу для зачёта достаточно заявления одной стороны: согласие второй не требуется. Отправьте письмо с суммами и реквизитами договоров и сохраните подтверждение доставки, иначе спор о том, был ли зачёт, придётся вести в суде.

Списание дебиторки

Долг, который не удаётся взыскать, со временем переходит в категорию безнадёжного. Налоговый кодекс в статье 266 называет безнадёжными долги, по которым истёк срок исковой давности, а также долги ликвидированных должников и долги, по которым пристав закончил производство из-за отсутствия имущества. Такие суммы относятся на внереализационные расходы по статье 265 НК РФ: на общей системе они уменьшают налог на прибыль.

Компании на ОСНО могут не ждать трёх лет и создать резерв по сомнительным долгам: задолженность, не погашенная в срок и не обеспеченная залогом, поручительством или гарантией, частично или полностью попадает в резерв в зависимости от возраста просрочки. Ограничение: резерв не может превышать 10 процентов выручки за налоговый период.

Для списания нужны документы: договор, накладные или акты, претензии, акт инвентаризации расчётов и приказ руководителя. Без них налоговая снимет расход.

Списание кредиторки: это доход

С кредиторкой правило зеркальное и для бизнеса неприятное. Если кредитор три года не требовал оплату и срок давности истёк, сумму нужно включить в доходы: пункт 18 статьи 250 НК РФ относит списанную по давности кредиторскую задолженность к внереализационным доходам. Так же действуют, если кредитор ликвидирован. Налог придётся заплатить в том периоде, когда истёк срок, а не когда бухгалтер заметил зависший долг.

На УСН «доходы» это особенно ощутимо: деньги за товар вы не отдали, но налог с их суммы заплатите.

Лайфхаки

• Ведите реестр долгов по датам платежа, а не по датам договоров: срок давности и момент признания дохода считаются от дня, когда деньги должны были прийти или уйти.
• Подписывайте акты сверки раз в год. Подписанный должником акт подтверждает долг и упрощает взыскание; для вашей кредиторки это, наоборот, продлевает период, пока с неё не надо платить налог.
• Претензию отправляйте заказным письмом с описью, а расчёт процентов по ключевой ставке прикладывайте сразу: должник чаще платит, когда видит сумму.
• Используйте зачёт вместо двух платежей. Одно письмо закрывает оба долга, экономит комиссии и снимает риск, что вы заплатите, а контрагент нет.
• Не копите невостребованную кредиторку. Если поставщик пропал, найдите его правопреемника или оплатите долг на известные реквизиты: иначе через три года сумма превратится в налогооблагаемый доход.